1.  Verwerkingsverantwoordelijke

Pixels Jv, een eenmanszaak naar Belgisch recht, uitgebaat door mevrouw Jana Vaerten, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0797.523.904 en actief in het aanbieden van fotografische diensten en aanverwante online diensten,treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. 

Deze privacyverklaring heeft tot doel op een duidelijke en transparante wijze toe te lichten hoe Pixels Jv persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt in het kader van haar professionele activiteiten. De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds raadpleegbaar via de website van Pixels Jv.

2. Categorieën van persoonsgegevens

Pixels Jv kan, afhankelijk van de concrete relatie (klant, prospect, leverancier, model, websitebezoeker, enz.), onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken: identificatie- en contactgegevens (zoals naam, voornaam, adres, e mailadres, telefoonnummer), facturatie- en betalingsgegevens (zoals factuuradres, ondernemingsnummer en betaalgegevens), gegevens met betrekking tot de opdracht of samenwerking (zoals type fotosessie of project, datum, locatie, aantal betrokken personen, specifieke instructies of voorkeuren), beeldmateriaal (foto’s en eventueel video’s waarop u en/of andere personen al dan niet herkenbaar in beeld komen), communicatiegegevens (zoals e mails, berichten via het contactformulier, sociale media of andere communicatiemiddelen) en technische gegevens in het kader van het gebruik van de website of online portalen (zoals IP-adres, browsertype, toesteltype, bezochte pagina’s en tijdstip van bezoek, onder meer via cookies of gelijkaardige technologieën, indien en voor zover van toepassing).

3. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens door Pixels Jv gebeurt uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, en steunt op een passende rechtsgrond. In het bijzonder worden persoonsgegevens verwerkt: (i) voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met klanten, modellen, leveranciers en andere contractspartijen, waaronder het behandelen van aanvragen en offertes, het plannen en uitvoeren van fotosessies en opdrachten, het selecteren, nabewerken en leveren van beeldmateriaal, alsook het voeren van correspondentie in dat verband (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van de overeenkomst maatregelen te nemen); (ii) voor het voeren van een correcte boekhouding en het voldoen aan andere wettelijke en reglementaire verplichtingen, met inbegrip van fiscale en sociale verplichtingen (noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Pixels Jv rust); (iii) voor het beheer van het klanten- en leveranciersbestand, de organisatie en optimalisering van de professionele activiteiten, de opvolging van vragen, opmerkingen en klachten, de bewaring van bewijsstukken in het kader van (potentiële) geschillen en de beveiliging en verbetering van de website en diensten (gerechtvaardigd belang van Pixels Jv om haar activiteiten op een efficiënte, veilige en professionele wijze te organiseren, met inachtneming van de rechten en belangen van de betrokkenen); en (iv) voor marketing- en promotiedoeleinden, waaronder het versturen van nieuwsbrieven of andere commerciële communicatie aan bestaande klanten of aan personen die daarvoor hun toestemming hebben gegeven, en het gebruik van geselecteerd beeldmateriaal voor portfolio, website, sociale media, drukwerk, presentaties, wedstrijden en andere vormen van professionele profilering (op basis van het gerechtvaardigd belang van Pixels Jv om haar diensten te promoten en/of op basis van de voorafgaande toestemming van de betrokkene, in het bijzonder wanneer het gaat om herkenbare portretten).

4. Verwerking van beeldmateriaal en portretrecht

In het kader van de uitvoering van fotografische opdrachten verwerkt Pixels Jv onvermijdelijk beeldmateriaal waarop natuurlijke personen kunnen worden afgebeeld. Dit beeldmateriaal wordt in de eerste plaats verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst met de klant (bijvoorbeeld het aanleveren van foto’s van een reportage, evenement, portretsessie of zakelijke opdracht). Voor het gebruik van beeldmateriaal voor externe, promotionele of publicitaire doeleinden (zoals opname in portfolio, publicatie op de website of sociale media van Pixels Jv, gebruik in drukwerk of deelname aan wedstrijden) zal, wanneer en voor zover vereist, voorafgaandelijk toestemming worden gevraagd aan de betrokken personen of zal dit gebruik contractueel worden geregeld, bijvoorbeeld via de algemene voorwaarden of een afzonderlijke toestemmingsverklaring. Betrokkenen kunnen een gegeven toestemming in beginsel te allen tijde intrekken, onverminderd de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking en onverminderd eventuele contractuele afspraken die uitdrukkelijk anders bepalen. Pixels Jv verbindt zich ertoe beeldmateriaal op een zorgvuldige en respectvolle wijze te gebruiken, in overeenstemming met de professionele standaard en de gerechtvaardigde verwachtingen van de betrokkenen.

5.  Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in principe niet aan derden meegedeeld, behoudens in de hierna vermelde gevallen of wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden. In dat verband kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan: (i) externe dienstverleners die in opdracht en voor rekening van Pixels Jv optreden, zoals IT- en hostingproviders, aanbieders van softwaretoepassingen (bijvoorbeeld galerij- of leveringsplatformen), drukkerijen, boekhouders en andere professionele adviseurs; (ii) financiële instellingen in het kader van betalingsverkeer; en (iii) overheidsinstanties, toezichthoudende autoriteiten of andere derden, wanneer dit vereist is op grond van een wettelijke of reglementaire verplichting, een gerechtelijke of administratieve beslissing of ter verdediging van de rechten van Pixels Jv in rechte. Met verwerkers die namens Pixels Jv persoonsgegevens verwerken, worden, waar vereist, schriftelijke verwerkersovereenkomsten gesloten waarin passende waarborgen worden voorzien inzake vertrouwelijkheid, beveiliging en naleving van de toepasselijke regelgeving. Pixels Jv verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Klachten over de geleverde prestaties of producten moeten, op straffe van verval, schriftelijk en gemotiveerd worden meegedeeld binnen 8 dagen na levering.

6. Betalingsvoorwaarden

Tenzij anders vermeld op de factuur, zijn alle facturen betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, op het op de factuur vermelde rekeningnummer.

7. Bewaartermijnen

Pixels Jv bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, rekening houdend met de contractuele relatie, de wettelijke verplichtingen en de noodzaak om in rechte verweer te kunnen voeren. Administratieve en boekhoudkundige gegevens, waaronder facturen en andere bewijsstukken, worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen die onder meer voortvloeien uit de boekhoud- en fiscale regelgeving. Gegevens met betrekking tot opdrachten, correspondentie en andere contractuele documenten worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, de nazorg en de afhandeling van eventuele geschillen of vorderingen. Beeldmateriaal wordt bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is in het kader van de overeengekomen dienstverlening en, indien van toepassing, voor portfolio- en promotiedoeleinden, met inachtneming van de verleende toestemmingen en de gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen. 

Na afloop van de relevante termijnen worden persoonsgegevens gewist of, waar dit niet mogelijk of niet aangewezen is, geanonimiseerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Pixels Jv neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies, vernietiging of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de verwerkte gegevens, de stand van de techniek en de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking, en worden periodiek geëvalueerd en, indien nodig, aangepast. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot die personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken en die onderworpen zijn aan een contractuele of wettelijke vertrouwelijkheidsplicht.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen beschikken, binnen de grenzen en onder de voorwaarden van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, over de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens: (i) het recht op inzage, met inbegrip van het recht om bevestiging te verkrijgen of hen betreffende persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, in voorkomend geval, toegang te krijgen tot die gegevens en tot bepaalde informatie daaromtrent; (ii) het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens; (iii) het recht op wissing van persoonsgegevens in de gevallen voorzien door de regelgeving (bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of wanneer de betrokkene zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking bestaat); (iv) het recht op beperking van de verwerking in de in de regelgeving bepaalde gevallen; (v) het recht op overdraagbaarheid van de gegevens, wat inhoudt dat de betrokkene het recht heeft om de hem betreffende persoonsgegevens, die hij aan Pixels Jv heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, voor zover de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst en via geautomatiseerde procedés wordt verricht; en (vi) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt op grond van het gerechtvaardigd belang van Pixels Jv, alsook het recht om zich te allen tijde te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, heeft de betrokkene bovendien het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

10. Uitoefening van rechten en klachten

Verzoeken tot uitoefening van de hierboven vermelde rechten kunnen worden gericht aan Pixels Jv via de contactgegevens die beschikbaar zijn op de website, onder vermelding van het recht dat men wenst uit te oefenen. Pixels Jv kan de betrokkene verzoeken om zich op passende wijze te identificeren, teneinde te voorkomen dat persoonsgegevens aan onbevoegde derden worden meegedeeld. Dergelijke verzoeken worden kosteloos en binnen de wettelijke termijnen behandeld, behoudens in de gevallen waarin de regelgeving toelaat om een redelijke vergoeding aan te rekenen (bijvoorbeeld bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken). Onverminderd enig ander administratief of buitengerechtelijk rechtsmiddel, heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit inzake gegevensbescherming indien hij van oordeel is dat zijn persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt of dat zijn rechten niet naar behoren worden gerespecteerd.

11. Gebruik van de website en cookies

Bij het bezoek aan de website of online portalen van Pixels Jv kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verzameld, onder meer via cookies of gelijkaardige technologieën. Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking en beveiliging van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst. Voor andere categorieën van cookies, zoals analytische of marketingcookies, zal, indien en voor zover vereist, voorafgaande toestemming worden gevraagd via een cookiebanner of een gelijkaardig mechanisme. Nadere informatie over het gebruik van cookies, de doeleinden daarvan en de wijze waarop u uw voorkeuren kunt beheren, kan worden verstrekt via een afzonderlijk cookiebeleid of een specifieke kennisgeving op de website.

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Pixels Jv behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te actualiseren of te wijzigen, onder meer naar aanleiding van wijzigingen in de toepasselijke regelgeving, de rechtspraak, de aanbevelingen van toezichthoudende autoriteiten of de aard van de aangeboden diensten. De bijgewerkte versie wordt gepubliceerd op de website en treedt in werking op het moment van publicatie, tenzij anders vermeld. Het is aangewezen deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.